REMOTE ZU FRISCHEN IDEEN, STRATEGIEN UND KONZEPTEN
Smarte Tools und Tipps für smarte Entwicklungsprozesse
Im Team an einem Projekt zu arbeiten, wenn man geografisch getrennt ist – das kann zu einer großen Herausforderung werden. Umso mehr, wenn es darum geht, gemeinsam neue Strategien auszuarbeiten oder Ideen für neue Geschäftsmodelle, Produkte oder Services zu entwickeln. Doch eines sei gesagt: die richtigen Tools machen die Musik. Denn ein wesentlicher Erfolgsfaktor digital geführter Entwicklungsprozesse, sind die richtigen Werkzeuge. Und genau um diese geht es in diesem Beitrag. Mit konkreten Beispielen und wertvollen Tipps, wie innovative Projekte im Team erfolgreich gemanaged werden können.
BEITRAG VON
SCHRITT 1: ENTWICKLUNGSPROJEKTE PLANEN, ORGANISIEREN UND MANAGEN
Planen
Eine gute Planung ist die halbe Miete. Das gilt besonders für digital geführte Projekte. Im Mittelpunkt der Projektplanung stehen folgende Aufgaben:
- Definition aller nötigen Arbeitspakete und -schritte
- Bestimmung eines realistischen Zeitrahmens
- Zuweisung der Arbeitsschritte an ein Team-Mitglied
Mit Taskworld können alle drei Aufgaben bequem am Rechner erledigt werden. Und das zusammen mit anderen Teammitgliedern, denn diese haben ebenfalls Zugriff auf den Zeitplanung. Eine kompakte Projektübersicht für Teammitglieder - jederzeit und ortsunabhängig abrufbar. Und das Beste: Alle Benutzer können die Planung aktiv mitgestalten - zeitgleich. Damit macht Taskworld vergleichbaren Planungstools wie beispielsweise Teamwork angemessene Konkurrenz.
Organisieren und managen
Nun geht es an die konkrete Projektarbeit. Für das Teilen von Dateien, bietet Taskworld ein praktisches File Management System. Dateien können direkt mit den jeweiligen Projektaufgaben bzw. dem jeweiligen Projekt verknüpft werden. Das umständliche Suchen von Unterlagen im Ordner-Dschungel wird somit ad Acta gelegt.
Während der Arbeit am Projekt, sollte der Projektfortschritt stets überwacht und mit den definierten Zielen verglichen werden. Wöchentliche Meetings können dabei helfen, eine Übersicht über die erledigten und bevorstehenden Aufgaben jedes Team-Mitglieds zu erhalten. Und dass solche Meetings nicht zu Zeitfressern werden, dafür sorgt iDoneThis. Dieses Tool bietet eine schnelle Übersicht über die Aufgaben aller Mitarbeiter. Die Benutzer erstellen zu Projekten eine Checkliste mit aktuellen Aufgaben. Andere Benutzer können diese Aufgaben in einer kompakten Liste einsehen und darauf reagieren. So können sich die Team-Mitglieder immer und überall und zu jeder Tageszeit über den Fortschritt ihrer Kollegen informieren und mit diesen in Kontakt treten. Genau diese Unabhängigkeit im persönlichen Arbeitsfluss zählt zu den größten Stärken der Digitalisierung.
SCHRITT 2: INTERAKTIVES ARBEITEN REMOTE ERMÖGLICHEN
Markt- und Kundenanalysen
Ob lokal oder remote: Ausgangspunkt für die Entwicklung von erfolgreichen Strategien und marktorientierten Geschäftsmodellen, Produkten und Services ist der Markt. Und damit die angepeilte Zielgruppe. In der Erfassung von Bedürfnis-, Erwartungs- und Motivstrukturen stellt der Marktführer SurveyMonkey eine gute Wahl dar. Mit diesem Tool können mit wenigen Klicks umfangreiche Umfragen erstellt und wertvolle Consumer Insights gesammelt werden – von bestehenden Kunden. Oder auch von potenziellen Zielgruppen.
Ideen- und Strategien-Entwicklung im Team
Bei Online Workshops gehören Zoom und Microsoft Teams zu den beliebtesten Programmen. Beide Programme verfügen über integrierte Whiteboards und eine Breakout-Session-Funktion, womit die Workshop-Teilnehmer in Arbeitsgruppen aufgeteilt werden können. Die Funktionalität von Zoom lässt sich durch Mural sinnvoll erweitern. Dort finden sich zahlreiche Canvas-Vorlagen (Business Model Canvas, Canvas für Persona-Entwicklung uvm.). Wertvolle Hilfen in der Kreativ- und Strategiearbeit. Und das Beste: neben bereits bestehenden Vorlagen können auch eigene erstellt werden.
Zu den fortschrittlichsten Tools im Bereich der virtuellen Whiteboards zählt der Mural-Konkurrent Miro. Von der Erarbeitung von Persona über Brainstorming mit Post-Its bis hin zur Diagramm-Erstellung finden sich alle nötigen Funktionen, um Remote-Workshops interaktiv und effizient zu gestalten. Zusätzlich verfügt Miro über eine Videofunktion, welche Zoom überflüssig macht.
SCHRITT 3: AUS ERSTEN IDEEN UND STRATEGIEN GEMEINSAM KONZEPTE ENTWICKELN
Für den Dokumentenaustausch eignet sich das bereits erwähnte File-Management System von Taskworld hervorragend. Doch was, wenn mehrere Mitarbeiter zusammen und in Echtzeit an einer Präsentation arbeiten möchten? Duplikate und intransparente Änderungen können zu unnötigem Mehraufwand führen. Der Webservice Pitch möchte das verhindern. Mit diesem Tool können Mitarbeiter eine Präsentation in der Gruppe erstellen. Die Änderungen werden in Echtzeit erfasst und farblich je nach Benutzer unterschieden. So können im Brainstorming skizzierte Ideen und Strategien einfach und schnell zu Konzepten ausgebaut werden. Im Team. In Echtzeit.
TIPPS, WIE KREATIVPROZESSE AUCH REMOTE FUNKTIONIEREN
Klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben
Ein Team braucht Klarheit und Sicherheit. Überhaupt dann, wenn die räumliche Distanz besonders viel Interpretationsspielraum mit sich bringt und Nachfragen nicht unmittelbar möglich ist. Deshalb ist in virtuellen Projekten eine klar formulierte und kommunizierte Erwartungshaltung wichtig. Und genau definierte Verantwortlichkeiten, Rollen, Ziele und Aufgaben. Hier kann die RACI-Methode hilfreich sein. Für jede anstehende Aufgabe wird genau bestimmt wer Responsible oder Accountable ist, und wer Consulted oder Informed werden soll. Denn so weiß das einzelne Teammitglied genau was Sache ist, kennt den tieferen Sinn hinter der delegierten Aufgabe und bleibt trotz Distanz produktiv und motiviert.
Teambuilding aktiv anstoßen und Feedback geben
Projektmitglieder im Home Office fühlen sich mit der Zeit vom restlichen Team abgekapselt – sofern kein aktives Teambuilding angestoßen wird. Ein wichtiger Punkt für gut funktionierende Kreativprozesse im Remote-Modus. Denn insbesondere virtuelle Zusammenarbeit lebt von Interaktion und dem Commitment der einzelnen Teilnehmer.
Hier ist Kreativität gefragt. Ein Beispiel: das Mittags-Roulette: Losen Sie beispielsweise pro Woche zufällig zwei Teammitglieder aus, die sich dann zum gemeinsamen Mittagessen verabreden. Remote natürlich. Denn so können auch persönliche Themen besprochen werden und es macht zudem Spaß. Und schweißt zusammen.
Besonders wichtig in der Führung von Remote-Teams sind regelmäßige Feedbackgespräche. Im Voraus geplant, als Fixpunkt für alle Teammitglieder. Hier kann die Start-Stop-Keep-Technik helfen. Start: was soll zukünftig passieren? Stopp: was soll zukünftig vermieden werden? Keep: Was soll beibehalten werden? So kann wertvolles Feedback von Team-Mitgliedern zu Führungskräften erfolgen. Und umgekehrt.
Online Meetings und Workshops gut planen und professionell moderieren
Meetings mutieren leicht zu Zeitfressern ohne aussagekräftiges Ergebnis, wenn sie nicht gut geführt werden. Eine professionelle Vorbereitung und eine klare Moderation sind gefragt. Mit abwechslungsreichen Settings und Methodiken, die online funktionieren und Spaß machen. Der Moderator sollte die Zeit im Blick behalten und die Teilnehmer gezielt (aber auch unterhaltend) durch den Workshop leitet. All das ist um so wichtiger, wenn es um Workshops geht, die remote stattfinden.
Denn virtuelle Räume machen es den Teilnehmern einfach, sich von einer Diskussion auszuklinken. Und sich anderen subjektiv wichtigeren Tätigkeiten zu widmen. Schnell ein Mail eines Kollegen beantworten oder der Agentur kurz Feedback zum Inserat-Entwurf geben. Eine gute Moderation regt die Teammitglieder zur aktiven Teilnahme an und gibt allen den nötigen Platz für Ihre Ideen. Dabei ist großes Gespür gefragt: denn über Zoom oder Teams können Mimik und Gestik der Teilnehmer nicht so einfach verfolgt werden. Ein unmittelbares reagieren auf Unstimmigkeiten oder Fragen wir deshalb zur kleinen Herausforderung.